Reglas recientes de retención de cambios legislativos para empleados no residentes de Illinois

Por Paul S.Drizner

Sinopsis de Seyfarth : Illinois aprobó recientemente una ley que modifica las reglas para retener el impuesto sobre la renta de los empleados no residentes. Las nuevas reglas reemplazan las reglas actuales, un poco más complicadas, por un método más simple, basado en particular en la cantidad de días hábiles que un empleado pasa en Illinois.

Reglas actuales de retención

Cada empleador que opera una oficina o negocio en Illinois y debe retener el impuesto federal sobre la renta pagado a un empleado no residente ubicado en Illinois también debe retener el impuesto sobre la renta de Illinois en este pago. Se considerará que se paga un subsidio a un empleado en Illinois si:

• los servicios del empleado en nombre del empleador se brindan en su totalidad dentro de Illinois;
• empleado realiza para el empleador en Illinois; o
• el empleado realiza ciertos servicios en nombre de su empleador en Illinois y su base de operaciones o, si el empleado no tiene base de Operaciones, el lugar donde se dirige o controla su servicio es en Illinois.

Reglas de deducción de nueva fuente

Efectivo para los años fiscales que terminan el 31 de diciembre de 2020, los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta de Illinois sobre la remuneración pagada a un empleado no residente si:

• el empleado presta servicios en Illinois; ] los servicios provistos por el empleado en el interior de Illinois no son incidentales a los servicios que el empleado brinda fuera de Illinois; y
• el empleado presta servicios en Illinois durante más de 30 días hábiles durante el año fiscal.

La cantidad de compensación considerada pagada en Illinois bajo las nuevas reglas es la porción de la remuneración total del empleado por los servicios prestados. el empleador durante el año correspondiente a la cantidad de días que el empleado trabajó en Illinois en relación con la cantidad total de días de trabajo del empleado durante todo el año.

¿Qué es un día de trabajo?

Un día hábil es un día del año en el que el empleado presta servicios en nombre del empleador. Los días en que el empleado no proporciona ningún servicio en nombre del empleador (como fines de semana, vacaciones, licencia por enfermedad y días feriados legales) no se consideran días de trabajo. Además, se considera un día de trabajo en Illinois si (i) el empleado pasa más tiempo prestando servicios en nombre del empleador en Illinois (independientemente del tiempo que pase en (ii) los únicos servicios que el empleado brinda al empleador ese día van a Illinois y El empleado llega ese día.

Un día hábil no incluye los días del período de desastre cuando un empleado proporciona servicios. en Illinois solo en respuesta a una solicitud hecha al empleador por una compañía o por un gobierno estatal o local de Illinois para proporcionar servicios en caso de desastre o emergencia en Illinois Una respuesta a un desastre o emergencia es generalmente la reparación, construcción u otra actividad comercial asociada con una infraestructura dañada o destruida por un evento o una emergencia. situación de emergencia declarada por el gobierno federal. Un período de reclamo es un período que comienza 10 días antes de la fecha de proclamación del Gobernador de Illinois o la declaración de emergencia estatal o desastre mayor por parte del Presidente y termina 60 días después del final del desastre o período de emergencia declarado.

Monitoreo de la ubicación de un empleado que brinda servicios

Si un empleador usa un sistema de seguimiento de tiempo y asistencia para averiguar dónde los empleados prestan servicios diariamente, la información provista por este sistema se usa para determinar si Los empleados no residentes están sujetos a la retención de impuestos de Illinois. Un sistema de gestión de horarios es un sistema (i) en el que se requiere que un empleado registre simultáneamente el lugar de trabajo del empleado por cada día que trabaja fuera del estado donde trabaja principalmente, y (ii) ) que está diseñado para permitir: el empleador distribuirá el salario de un empleado a efectos fiscales entre todos los estados en los que trabaja.

Si no tiene un sistema de gestión de tiempo y asistencia, debe obtener una declaración por escrito de sus empleados no residentes. indicando la cantidad de días que el empleado espera razonablemente realizar para proporcionar servicios en Illinois durante el año. A menos que un empleador tenga conocimiento del fraude o negligencia grave de un empleado durante la preparación de la declaración, o si existe una colusión entre el empleador y el empleado para evadir para imponer impuestos, su certificación constituye una prueba prima facie de la cantidad de días que el empleado pasó Illinois.

Desafortunadamente, la ley no explica cómo un empleador debe remediar la situación en la que no recauda el impuesto de Illinois sobre los salarios pagados a un empleado no residente durante los primeros 30 días hábiles del empleado en Illinois si ese empleado terminó trabajando en Illinois por más de 30 días hábiles y la falla se debió a la tergiversación de un empleado de que el empleado estaría trabajando menos de 30 días en Illinois o un Sistema de administración de tiempo y asistencia que no comenzó a retener el impuesto de Illinois después de que el empleado tuvo más de 30 días trabajando en Illinois. Quizás las direcciones futuras responderán a esta pregunta.

Conclusión

Las nuevas reglas deberían facilitar a los empleadores de Illinois determinar cuándo están obligados a retener los impuestos de Illinois sobre los salarios pagados a los empleados no residentes. Los empleadores en Illinois con empleados no residentes deben implementar un sistema de gestión de tiempo y asistencia antes del 1 de enero de 2020, o preparar un formulario que los empleados no residentes puedan proporcionar. el empleador antes del 1 de enero de 2020 (y antes de cada uno después del 1 de enero). cantidad de días durante los cuales razonablemente esperan trabajar en Illinois durante el año.

Para obtener más información sobre este tema o un tema relacionado, comuníquese con el autor, su abogado de Seyfarth o cualquier miembro del Grupo de Trabajo y Empleo de Seyfarth Shaw o las políticas del lugar de trabajo. y equipo de libros de texto.