Revisión de investigaciones en el lugar de trabajo, parte 13: requisitos de divulgación posteriores a la presentación de informes (Reino Unido)

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Su informe está terminado, ¿qué sigue? ¿A dónde va ahora y qué debe hacer con todos sus papeles?

Generalmente, su “cliente” para los fines de la encuesta es su empleador, no una o más de las personas que pueden haber participado en ella. Debe ser capaz de presentar a estas personas no solo los hechos, sino también (recuerde que las investigaciones son solo un medio para un fin – una resolución – y no un fin en sí mismo) sus decisiones o propuestas sobre qué hacer con ellos. , que pueden o no ser coherentes con las recomendaciones que ha realizado. Por tanto, su informe se dirige en primer lugar al empresario y no a las propias partes. El empresario deberá encargarse de la posterior distribución del informe a los interesados ​​en el momento y con los comentarios de cobertura que él estime oportuno, no usted.

Es la naturaleza misma de las investigaciones en el lugar de trabajo que es probable que alguien no esté satisfecho con los hallazgos fácticos o las recomendaciones para la resolución que contienen. Exigirán ver no solo el informe en sí (muy rara vez hay buenas razones para negarlo), sino también cualquier contribución hecha a través de testimonios. Luego pasarán muchas horas revisando los detalles para ver si se pueden abrir pequeñas grietas en su viaje desde la prueba hasta el resultado que podrían permitirles desacreditar su trabajo. Esto rara vez es un ejercicio fructífero porque, a diferencia de una investigación criminal donde pequeñas dudas o errores de procedimiento pueden cambiar el caso, un empleador solo necesita que el resultado de la investigación esté dentro del rango de respuestas razonables. Las omisiones e inconsistencias menores por lo general son mucho menos importantes para la integridad del resultado de lo que a los denunciantes les gustaría pensar. Sin embargo, la gente lo intenta. Entonces, ¿cuáles son sus derechos y obligaciones con respecto a la divulgación de la evidencia que escuchó, cualquier borrador de su informe y cualquier correspondencia con el empleador al respecto?

Esto depende en parte de cómo se realice la solicitud de divulgación: solicitud simple, solicitud de acceso de sujeto o bajo las Reglas de divulgación de disputas. Un punto preliminar obvio aplicable a los tres es que cuanto más visiblemente reacio a la presentación de documentos relacionados con su investigación, mayor será la impresión creada de que tiene algo que ocultar. Si su investigación fue verdaderamente independiente y todas sus conclusiones defendibles, no debería haber ninguna razón para eso.

A continuación, debemos tener en cuenta los distintos parámetros de material sensible a un DSAR frente a la divulgación en caso de disputa. Un DSAR debe producir todos los documentos relacionados con el reclamante, sean o no relevantes para los asuntos bajo consideración, mientras que la divulgación de litigios cubrirá todo lo relevante para el asunto legal, ya sea que contengan o no los datos personales del reclamante. Además, si bien una DSAR puede autorizar la eliminación u omisión de información relacionada con otras personas, incluso cuando sea relevante para el tema de la investigación, la divulgación en caso de disputa no lo permite.

En todos estos casos, el empleador puede estar preocupado de que después de ver de primera mano quién dijo qué sobre ellos, la persona implicada en su informe procederá a confrontar a los testigos y exigir algún tipo de represalia o, peor aún, buscará intimidarlos para que estén de acuerdo. que él no es de hecho un matón. Si bien esta preocupación puede o no ser legítima según los hechos, no representa una base sólida para retener su evidencia. Ni usted ni el empleador debieron haber prometido a los testigos que su evidencia sería absolutamente confidencial o anónima, pero incluso si eso sucediera, no sería una defensa contra un requisito de divulgación de DSAR o ET. Tal promesa podría ser una buena razón para rechazar una simple solicitud de juicio para ver la evidencia, pero nada más.

¿Debería evitar todas esas molestias y posibles sobornos simplemente desechando todo el papeleo anterior relacionado con el informe de investigación tan pronto como se complete y luego culpar al RGPD por obligarlo a hacerlo? No. En primer lugar, el RGPD no le impone tal requisito, al menos hasta que haya vencido el plazo de prescripción para cualquier impugnación legal del informe por parte del empleado. Una vez que se sugiere tal disputa, incluso si no se presenta, los datos personales contenidos en estos documentos de información pueden ser necesarios para permitir que el empleador cumpla con una obligación legal (para defenderse contra la amenaza de impugnación) o para preservar sus intereses legítimos y, por lo tanto, se puede conservar en toda legalidad. En segundo lugar, eliminar todas sus “elaboraciones” lo priva a usted o al empleador de la capacidad de demostrar que la conducta y el resultado de la investigación se encontraban dentro del rango anterior de respuestas razonables. En tercer lugar, la evidencia de que el molinillo de recursos humanos estaba funcionando a toda velocidad el día que terminó la investigación suena como una organización demasiado ansiosa por borrar sus huellas, no como un profesional imparcial sin temor al escrutinio de su trabajo.

Las obligaciones de divulgación son particularmente importantes si busca información de cualquier parte sobre el informe en sí antes de finalizarlo. Por lo general, esto no es una buena idea, ya que abre la puerta a acusaciones de que de alguna manera necesitaba la aprobación de esa persona para sus hallazgos y, como investigador verdaderamente independiente, este no debería ser el caso. Cualquier correspondencia que pueda tener con el empleador con respecto al informe antes de que se finalice será divulgable, al igual que las versiones anteriores. Tenga especial cuidado para evitar una situación como Ramphal – v – Ministerio de Transporte en 2015, durante el proceso de investigación con recursos humanos, la recomendación del Oficial de Disciplina pasó de una advertencia a un despido sin ninguna explicación revelada de cómo, creando una oportunidad obvia para el desafío. Si realmente tiene dudas sobre alguna parte de su informe, especialmente sobre la ley aplicable, y si se compromete con las conclusiones fácticas a las que ha llegado, consulte a un abogado profesional para asegurarse de que la investigación y la respuesta estén cubiertas por el secreto. Por lo tanto, el principio general es que debe estar preparado para que cualquier documento que genere en el curso de su investigación sea visto por casi todas las partes relevantes. Esto significa no solo el informe final y las versiones anteriores, sino también sus notas de evidencia, cualquier grabación de audio, cualquier investigación técnica, etc.

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