Por qué necesita un plan de recuperación ante desastres incluso si tiene un BCP

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Ya sea que esté escribiendo código de software, desarrollando un dibujo CAD, modificando un producto o sus herramientas, e incluso editando un documento, cada vez que se publica una copia de la tarea principal, se introduce una revisión. El control de estas diferentes versiones de una unidad es fundamental para el éxito de la ingeniería.

¿Por qué algo tan simple como conocer una revisión sería tan crítico para los esfuerzos de ingeniería?

  • Retiro del producto: los consumidores necesitan saber si su producto es bueno o malo. La revisión proporcionará estos detalles.
  • Consistencia: al seguir una sola revisión, los esfuerzos son consistentes en todos los ámbitos con las especificaciones definidas.
  • Seguimiento del esfuerzo: si todos tienen un documento con el mismo nombre y trabajan simultáneamente, ¿cómo sabe el grupo qué versión es la más precisa y actualizada?
  • Mantenga el control: con un sólido programa de revisión, sus procesos permanecerán bajo control, lo que conducirá a una mayor eficiencia dentro de los límites del negocio.

Curso para un joven interno

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Mi primer contacto con el control de revisiones fue escribir para un importante proveedor de automóviles. A los 19, estaba creando y modificando diseños para grandes marcas. Tenía un poder que no entendía completamente: mis líneas y números en la página influirían en miles de productos dentro de una sola plataforma. Esta nueva autoridad significaba que mis errores también se trasladarían al sistema.

Manipulé docenas de dibujos a la semana para crear un diseño o revisar un producto existente. Fui responsable de capturar los conceptos de ingeniería y presentarlos en esta hoja de papel. Mis acciones controlaban directamente cómo se elaboraban los objetos.

Cada cambio hecho a este documento tenía que ser documentado. Si movía una flecha, tenía que identificar el cambio. Si agregaba una línea, eliminaba un círculo o incluso cambiaba el color de un elemento, era responsable de capturar esos cambios en una revisión del documento.

Si cometí un error, todos lo sabían.

El pase de lista a las 4 a. m.… de Chester

El hombre está revisando algo mientras trabaja

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Teníamos verificadores en el personal que revisaban cada dibujo en busca de detalles. Al comparar el diseño antiguo con el nuevo o al revisar un diseño completamente nuevo, estos inspectores eran responsables de la precisión. Chester fue el más duro y abusó de su poder.

Recientemente había realizado cambios en un dibujo del bloque del motor de unas 20 páginas. Había movido un círculo de pernos y algunas modificaciones adicionales. Sin darme cuenta, hice algunos cambios en el área de dibujo principal en mi envío final.

El teléfono sonó en mi escritorio (antes de los teléfonos celulares y la mensajería instantánea), y Chester estaba en la otra línea. No estaba contento conmigo y empezó a gritar, gritar, insultar y regañarme durante 12 minutos… y pareció mucho más. Cada error que cometí fue un “estúpido #$%*, ¿cómo te lo perdiste?” pregunta. Me senti mal.

Dos horas más tarde, apareció en mi escritorio el dibujo de un corredor. Desenrollé el papel y sangró tinta roja. Un error marcado tras otro. En algunas páginas, las líneas rojas superaban las líneas reales dibujadas en CAD.

Un mensaje final en la primera página… “Necesitas cambiar la revisión. No puede recopilar estos errores en la versión anterior. Arréglalo ahora.”

Tenía miedo de que me despidieran.

La lección

Concepto de revisión

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Cuando terminé de limpiar la sangre (líneas rojas), envié una nueva revisión de mi dibujo. Trabajé incansablemente para asegurarme de recibir todas las anotaciones que hizo Chester. Imprimí y reimprimí copias del diseño para asegurarme de que cada línea fuera perfecta. Sudé mientras caminaba por el pasillo hacia su bandeja de entrada. Dejando mi paquete de dibujos en su oficina, huí temiendo lo peor.

Dos días después, apareció en mi escritorio un paquete de dibujos con una nota. La letra era inconfundible, era Chester. “Mucho mejor chico. Dos cosas más rápidas y someterse a aprobación. Has aprendido la lección.

Vaya… Esquivé una bala.

¿Porque es esto importante?

El ingeniero está escribiendo en su computadora portátil.

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Al desarrollar el “trabajo” dentro del equipo, las revisiones pueden volverse tediosas y, a menudo, se ignoran durante el proceso creativo. Tan pronto como envíe algo a alguien fuera de su grupo, habrá publicado una versión de su producto de trabajo. No puede controlar adónde va, quién lo ve o quién puede cambiarlo. Pierde la capacidad de proteger la información.

Al agregar una revisión cada vez que algo cruza esta línea de control, toma una instantánea del historial del producto. Guarde el estado de este objeto en esta fecha y hora. Lo conviertes en un pedazo de historia.

Cuando alguien regresa con preguntas sobre este producto o unidad, no puede controlar cómo recibió la información o cómo se manejó. Solo puedes controlar cómo salió de tus manos. Saber en qué estado se encuentra un elemento cuando lo publica puede eliminar muchos errores y argumentos. También puede salvarlo de litigios.

Cómo administrar el control de revisión

Mujer organiza papeles y documentos.

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Mucha gente pensará que es fácil y, en esencia, el control de revisión es simple. La disciplina y el cumplimiento son difíciles… debido a los humanos.

Una regla simple a seguir: si cambia algo después de que deja de estar bajo su control, revíselo.

Por ejemplo, te estoy escribiendo una carta para confirmar un acuerdo que hicimos por teléfono. Le envío esta carta para que la revise antes de que la firmemos y hagamos oficial el acuerdo. Esta carta está en su estado original cuando la publico.

Tras la revisión, descubre que escribí mal el precio de su empresa transponiendo dos dígitos. Nada grave, ¿verdad? Lo acabo de arreglar y envié una nueva carta. Estamos de acuerdo y firmamos la carta. Pasan dos años y mi empresa desea facturarle de acuerdo con el acuerdo. Tienes dos cartas en tu poder, la original y la revisada. ¿Qué precio es el correcto? ¿En qué acordamos? Ninguno de nosotros puede encontrar la copia de la firma. ¿Qué valor es correcto?

Si en la carta se hubiera incluido una revisión trasladando la copia original que llamaremos “A” a la copia de revisión “B”, la diferencia se resolvería inmediatamente. “B” reemplaza a “A”, y tengo un registro del cambio.

Este ejemplo es demasiado simple para probar un punto. ¿Está de acuerdo en que este problema de control de revisión es exponencialmente peor en un ensamblaje de varias partes similar a su automóvil, avión o incluso su teléfono celular? Agregue capas de software y variaciones de ensamblaje, y la identificación de su producto se vuelve más difícil. Tener un control de revisión sólido le ahorrará mucho esfuerzo al final.

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