Los secretos de una excelente gestión de proyectos

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He pasado muchos años-hombre como gerente de proyectos tanto formal como informalmente. Lo admito, no me gusta la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto a menudo tienen todas las responsabilidades con una autoridad mínima. Los PM son la cara de los problemas de los clientes y reciben muchas palizas por acciones que escapan a su control. Los PM a menudo hacen el “trabajo sucio” en el proyecto mientras que otros obtienen la gloria. Sin embargo, ser PM es necesario para el éxito de la organización.


Puede que no me guste; sin embargo, respeto ser PM. Las acciones de PM son necesarias y difíciles. Estas actividades pueden ser gratificantes si se hacen bien. Los PM deben poder reaccionar rápidamente, y estas ideas son algunas de las lecciones que aprendí de la manera más difícil.

¿Qué es PM de todos modos?

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Como gerente de proyecto, usted es la coordinación entre muchas facciones que trabajan juntas para lograr una tarea más grande. Eres el pegamento que mantiene unidos los proyectos y eres el nodo central en la red de arañas entre los miembros del equipo.

Los gerentes de proyecto absorben los aportes de todas las partes interesadas y los consolidan en un plan de acción unificado. Este plan define el curso del proyecto. Los plazos, las listas de elementos de acción, la documentación y las reuniones se obtienen del PM para su distribución. Los PM deben ser los primeros en conocer los problemas y, a menudo, trabajan para mitigar el riesgo de todo el proyecto.

¿Cómo ser un buen PM?

Gerente de proyecto habla en una reunión de negocios

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Ser un buen primer ministro requiere esfuerzo. No se puede gestionar pasivamente un proyecto y esperar resultados positivos. debes actuar

Mis recomendaciones han crecido a lo largo de años de experiencia. Cometí errores y aprendí a incorporar estrategias para evitar mis transgresiones anteriores. Si bien no digo que esta sea la lista de acciones de “ser todo/terminar con todo”, sí creo que estas estrategias pueden plantar las semillas para sus propias actividades.

Comunica, comunica y cuando creas que has terminado, comunica más

El director del proyecto se comunica con sus stakeholders

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No importa el tamaño del equipo o la complejidad de un proyecto, creo que no se puede comunicar demasiado. El equipo debe estar al tanto del progreso del proyecto y de las decisiones tomadas para asegurar su éxito.

Evitar problemas sin compartirlos con el equipo es un error común. Los PM deben comunicar lo bueno, lo malo y lo muy feo. No compartir estos detalles genera desconfianza. Los rumores comienzan y las historias se desarrollan. Comunicar la verdad genera confianza y unidad entre las partes interesadas.

La frecuencia es un equilibrio, y los PM no quieren sobrecargar al equipo (oa ellos mismos) con detalles innecesarios. Demasiado poco, la gente del equipo está sola; demasiado, el primer ministro puede parecer un lobo aullador. La experiencia será una guía, y un enfoque común es conectarse al menos una vez por semana con cada parte interesada o grupo. En caso de duda, cometa el error de comunicar más de lo necesario asegurándose de haber entregado su mensaje.

Mantenga gráficos, informes, actas y actualizaciones simples… La complejidad genera confusión

El director del proyecto organiza la información utilizando herramientas de gestión de proyectos para sus partes interesadas.

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Todo el mundo habla de MS Project®, Primavera® o de un sinfín de herramientas para gestionar un proyecto. Si es necesario, simplemente utilícelos. Cuando no lo necesite, use la herramienta más eficiente posible, incluso Excel®.

Con el volumen de correo electrónico que todos reciben en un entorno profesional, el desafío es leer y digerir volúmenes de información todos los días. Cuanto más complejo sea su mensaje como PM, es menos probable que las partes interesadas lo entiendan. Gráficos, tablas y viñetas simples resumen las ideas y utilizan los detalles subsiguientes para reforzar el mensaje.

Cuanto más complican los PM el proceso, más inmanejable puede volverse el proyecto. Incluso el proyecto plurianual más complejo se puede simplificar. Intente que sus actualizaciones sean lo más claras posible. Su audiencia apreciará la brevedad.

Las listas “RAIL” pueden ser tu mejor aliada…

Aprendí a usar una “Lista de acciones de elementos en ejecución (RAIL)” muy simple para capturar información. El uso de esta herramienta en las reuniones hace que las cosas sean muy simples y fáciles de comunicar. He incluido un formato típico arriba.

Agregue secuencialmente elementos de acción a la lista por fecha. Describe brevemente la tarea a realizar. Agregar fecha de vencimiento y responsabilidad. El porcentaje de estado se actualiza cada vez que chateas con un elemento y solo se actualiza al 100 % cuando está completamente cerrado. Notas es un campo abierto para ingresar información siempre que se discuta un elemento.

Al capturar estos elementos de acción, los PM tienen un registro de las preguntas, inquietudes y detalles discutidos a lo largo del proyecto. Compartir el archivo con el equipo en reuniones de revisión o como archivo adjunto en mensajes mantiene a las personas informadas. Los artículos abiertos se buscan fácilmente y los artículos completos son para referencia.

Cada vez que se modifica el archivo, el PM puede guardar una copia por fecha/revisión y mantener un registro de trabajo de todas las discusiones a lo largo de un proyecto. Si hay una discrepancia, verifique los archivos más antiguos como parte del registro.

Comunicar “malas” noticias o problemas

El director del proyecto se comunica con una parte interesada

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Cada proyecto se enfrentará a problemas a resolver. En el mundo actual, los retrasos en la cadena de suministro prevalecen en casi todas las industrias. Los contratiempos de diseño y las pruebas fallidas pueden retrasar enormemente un proyecto. ¡Tendrás problemas, créeme!

¿Entonces, qué estás haciendo? ¿Quedártelo para ti y lidiar con eso? ¿Limitar la discusión a un equipo pequeño? ¿Qué le dices al cliente y cómo?

En mi experiencia, primero identificas el problema y lo discutes dentro del equipo interno. ¿Qué salió mal? ¿Como paso? Identificar soluciones alternativas y medir la viabilidad.

Antes de tener el 100% de las respuestas, contrato a mi cliente. Explico la situación y defino algunas de las alternativas enumerando las posibles soluciones. Mido el impacto en el tiempo del proyecto. Entonces pido sus sugerencias.

Involucre a su cliente en los problemas. Muchos clientes aprecian la apertura y la oportunidad de participar en el proceso. Puede que no sean felices; sin embargo, tienen un interés en la solución. Descubrí que mis clientes a menudo tienen ideas que no consideramos al presentar el problema.

Mi mayor conclusión es NUNCA esconder nada. Sí, harás enojar a la gente. Sí, las partes interesadas se sentirán decepcionadas. Sí, podrías estar en problemas. Engañar al equipo diciendo que “todo está bien” solo para descubrir más tarde que estabas cubriendo solo crea desconfianza y miedo. Sea honesto y sincero, y verá mejores resultados al tratar los problemas.

último consejo

Gente de negocios feliz en la reunión de gestión de proyectos

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La gestión de proyectos es a menudo un trabajo desagradecido y difícil. Todos han manejado un proyecto a la vez, ya sea profesionalmente o simplemente en la casa. El trabajo de PM es duro.

Ahora puede planificar cómo ejecutar el proyecto de manera eficiente. Puedes preparar tus modos de comunicación definiéndolos con el equipo. Puede ampliar sus plantillas para simplificar la comunicación. Puede acordar con las partes interesadas cómo se presentan los problemas al equipo.

Con un poco de planificación, los PM pueden crear estrategias simples para que el proceso transcurra sin problemas. Saber gestionar los intangibles del proyecto te permitirá centrarte en los puntos a valorar.

Finalmente… ¡ejecuta! El practicante cuenta contigo para tener éxito. ¡Muéstreles que puede cumplir y hacer que su proyecto sea un éxito! Buena suerte y sepa que aprecio sus esfuerzos mientras camino en sus zapatos.

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