Lo que necesita saber sobre las comunicaciones escritas efectivas

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Las habilidades de comunicación se han vuelto más esenciales que nunca. Muchos anuncios de trabajo y descripciones de trabajo requieren fuertes habilidades de comunicación. La clave de la comunicación es ser capaz de comunicarse de manera efectiva. No toda la comunicación es igual: hay buena comunicación y mejor comunicación. ¿Cómo te calificas a ti mismo?


La comunicación puede ser verbal o escrita. Cuando es verbal, puede ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal para asegurarse de que está compartiendo e intercambiando información de manera efectiva. Si la otra persona te mira confundida, debes dejar de hablar y tal vez repetir/explicar tus declaraciones para minimizar cualquier malentendido. No puede darse el lujo de “rehacer” la comunicación escrita; debe hacerlo bien la primera vez. Así que tómese el tiempo para asegurarse de que el mensaje de su documento sea claro.

3 cosas a considerar para comunicaciones escritas efectivas

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Aquí hay tres cosas a considerar para comunicaciones escritas efectivas:

1. Lo primero que quieres hacer es conocer a tu audiencia. ¿Está solicitando comentarios de sus clientes, desarrollando materiales de capacitación para empleados o escribiendo un informe de auditoría para la junta? ¿O el CEO/Presidente publica un blog en las redes sociales? Desea adaptar la información a la audiencia.

2. Nivel de formalidad (como formal, profesional, conversacional o informal) que puede coincidir con su audiencia. El nivel de formalidad puede depender de su relación con la persona. ¿La persona es tu jefe? compañero de trabajo? ¿Cliente externo? amigo particular?

3. Diferentes tipos de documentos se prestan a diferentes estilos de escritura (expositivo, narrativo, persuasivo o técnico):

  • Manual de usuario – procedimientos paso a paso con serigrafías
  • Flujo de trabajo del proceso: usar un gráfico de Visio porque a veces una imagen vale más que mil palabras
  • Tabla dinámica de Excel: un informe que resume grandes cantidades de datos que se pueden analizar
  • Presentación de diapositivas de PowerPoint que se ejecuta en un televisor de pantalla plana (por ejemplo, en el vestíbulo de la sede central dando la bienvenida a los invitados): información y gráficos breves y con viñetas para que el mensaje se pueda ver rápidamente

Algunas mejores prácticas generalmente se aplican independientemente del estilo de escritura:

  1. Deletree las siglas la primera vez; algunos acrónimos tienen más de una definición.
  2. Tenga cuidado al usar jerga técnica y argot.
  3. Use espacios en blanco, lo que hace que sus ojos se detengan, especialmente cuando hay mucho texto denso.
  4. No use mayúsculas a menos que insista en hacer un punto o “gritar”.
  5. Compruebe los errores tipográficos, la puntuación y la gramática.

Recursos y herramientas

concepto de aplicaciones web

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Invierte en tu desarrollo personal. Algunos recursos/herramientas para ayudarlo con sus habilidades de comunicación escrita:

1. Microsoft Word tiene varias funciones integradas, como:

  • Archivo 馃— Opciones 馃— Verificación te permite configurar cómo quieres que Word automatice la verificación de tus documentos.
  • Revise 馃— Editor no solo para verificar cosas como la ortografía, la gramática, la claridad y la concisión, sino también para verificar el nivel de formalidad: formal, profesional o informal.
  • Revisar 馃— Comprobar accesibilidad para comprobar la accesibilidad de tu documento para que sea inclusivo.

2. Hay varios libros que puedes comprar para mejorar tu escritura. me gusta Elementos de estilo por William Strunk, Jr. y EB White. Creo que es un recurso tan bueno que durante años incluso regalé copias del libro a mis equipos.

3. Toma una clase de escritura en persona o en línea. Incluso si se considera un escritor bastante bueno, los cursos pueden proporcionarle algunos buenos repasos y tal vez descubra algunos puntos nuevos. Por ejemplo, ¿sabía que existen mejores prácticas para la etiqueta del correo electrónico?

  • Consulte con el equipo de capacitación de su organización para ver qué cursos relacionados con la escritura ofrecen.
  • Hay muchos cursos en línea para desarrollar sus habilidades de escritura como los de LinkedIn Learning.

Cuando haya terminado de escribir su documento, revíselo para asegurarse de que se lee bien. Dependiendo de la importancia del mensaje, tal vez pídale a otra persona que lo lea también. Ser capaz de compartir e intercambiar información escrita de manera efectiva es fundamental tanto para su trabajo como para su vida personal.

Para obtener más información sobre la importancia de las comunicaciones escritas, ¡sígueme en LinkedIn!

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