Si no comprende las diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de programas, no se preocupe, no está solo. Mucha gente usa estos términos indistintamente, pero son dos métodos que usan las organizaciones para supervisar proyectos y lograr objetivos comerciales. Aunque la gestión de proyectos y la gestión de programas están interrelacionadas, cada una desempeña un papel único en la gestión de proyectos y tiene diferentes objetivos. Comencemos por definir primero lo que queremos decir con cada término.
Gestión de proyecto es el proceso de planificación, ejecución, seguimiento y cierre de un proyecto específico dentro de un tiempo, presupuesto y alcance definidos. Un proyecto es una empresa temporal que produce un producto, servicio o resultado único. Algunos ejemplos de proyectos son el desarrollo de una nueva aplicación de software, el lanzamiento de una campaña de marketing o la construcción de un puente.
Gestión de programas coordina y alinea múltiples proyectos relacionados con un objetivo o beneficio común. Un programa es un conjunto de proyectos interdependientes o complementarios. Algunos ejemplos de programas son la implementación de una nueva estrategia comercial, la mejora de la satisfacción del cliente o la expansión a nuevos mercados.
Gestión de proyectos: los beneficios, desafíos, mejores prácticas y herramientas para el éxito
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Bien, ahora que hemos definido cada término, comparemos y contrastemos cada una de estas disciplinas en términos de beneficios, desafíos, mejores prácticas y herramientas. Comenzaremos con la gestión de proyectos.
Beneficios de la gestión de proyectos:
- Mayor eficiencia y eficacia en el logro de los resultados del proyecto.
- Mejora de la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
- Reducción de riesgos e incertidumbres asociados con la ejecución del proyecto.
- Aumento de la satisfacción y fidelidad de los clientes.
Los retos de la gestión de proyectos:
- Administre múltiples tareas y dependencias dentro de un proyecto.
- Equilibre las demandas competitivas de alcance, tiempo, costo y calidad.
- Atender los cambios y problemas que se presenten durante la ejecución del proyecto.
- Asegurar la alineación de los objetivos del proyecto con la estrategia organizacional.
Buenas prácticas de gestión de proyectos:
- Establezca objetivos y alcance del proyecto claros y realistas.
- Desarrolle un plan de proyecto detallado que cubra todos los aspectos de la entrega del proyecto.
- Establecer una estructura de gobierno fuerte que defina roles, responsabilidades y autoridad para la toma de decisiones.
- Supervise y controle el rendimiento del proyecto utilizando métricas y herramientas adecuadas.
- Cierre el proyecto asegurándose de que se acuerden todos los entregables y se documenten las lecciones aprendidas.
Herramientas de gestión de proyectos:
- Acta de constitución del proyecto: documento que autoriza formalmente un proyecto y define sus objetivos, alcance, partes interesadas, supuestos y limitaciones.
- Estructura de Desglose del Trabajo (WBS): Un desglose jerárquico del alcance del proyecto en entregables manejables.
- Diagrama de Gantt: representación gráfica del cronograma del proyecto indicando las fechas de inicio y finalización de cada actividad.
- Registro de riesgos: un registro que identifica los riesgos potenciales que podrían afectar los resultados del proyecto, junto con su probabilidad, impacto y estrategias de mitigación.
Gestión de Programas: Los Beneficios, Desafíos, Mejores Prácticas y Herramientas para el Éxito
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Ahora revisemos los beneficios, los desafíos, las mejores prácticas y las herramientas de administración de programas. Ahora verá las similitudes y diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de programas.
Beneficios de la gestión de programas:
- Proporciona una descripción general del progreso, el desempeño y los resultados del programa.
- Permite una mejor toma de decisiones basada en información y datos en tiempo real.
- Facilita la comunicación y la colaboración entre los equipos de proyecto y las partes interesadas.
- Simplifica la asignación de recursos y la priorización de proyectos.
- Mejora la garantía de calidad y la mitigación de riesgos a nivel de programa.
Desafíos de la gestión de programas:
- Requiere un alto nivel de habilidades de liderazgo y participación de las partes interesadas.
- Implica la gestión simultánea de múltiples alcances, cronogramas, presupuestos y entregables.
- Requiere un enfoque flexible y adaptable para hacer frente a los cambios y las incertidumbres.
- Implica una mayor cantidad de requisitos de documentación y cumplimiento.
Mejores prácticas de gestión de programas:
- Defina una visión y un alcance claros para el programa que se alinee con la estrategia de la organización.
- Establecer una sólida estructura de gobierno que defina las funciones, responsabilidades, procesos y estándares del programa.
- Desarrolle un plan integral del programa que cubra todos los aspectos del ciclo de vida del programa: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre.
- Implemente estrategias de comunicación efectivas que mantengan a todos los interesados informados y comprometidos durante todo el programa.
- Supervise y controle el rendimiento del programa utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas que miden el progreso, la calidad y el valor.
Las herramientas de gestión del programa son:
- Software de gestión de programas en línea que puede ayudar a coordinar la gestión de múltiples proyectos en tiempo real, como Wrike o Asana. Estas herramientas permiten a los administradores de programas crear grupos de gobierno de programas, asignar y planificar el trabajo de los equipos de proyectos, rastrear y visualizar las interdependencias de los proyectos y generar informes y tableros con fines analíticos.
- Los diagramas de Gantt pueden ayudar a dividir los programas en fases y explorar sus componentes de proyecto a nivel de tarea. Estas herramientas permiten a los administradores de programas utilizar datos en tiempo real como entrada para su proceso de toma de decisiones, lo cual es una de las mejores prácticas de administración de programas.
Gestión de proyectos o gestión de programas: ¿cuál es mejor para usted y su organización?
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La gestión de proyectos y la gestión de programas son procesos diferentes pero relacionados que ayudan a las organizaciones a lograr los resultados deseados a través del inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el cierre efectivos de diversas iniciativas.
Cada proceso tiene sus beneficios, desafíos, mejores prácticas y herramientas que requieren diferentes habilidades, conocimientos y habilidades de los gerentes involucrados.
Mejorar el desempeño de la organización requiere que los profesionales comprendan las diferencias entre estos procesos y los apliquen de manera adecuada en función de la naturaleza, la escala y la complejidad de las iniciativas comerciales estratégicas.
Para obtener información detallada sobre la gestión de proyectos y programas, visite el sitio web del Project Management Institute para obtener información sobre cómo convertirse en un profesional certificado en estas áreas, unirse a un capítulo local y más.
PD: si le gusta este artículo, consulte este artículo anterior de la serie que explica la diferencia entre la transformación digital y la gestión del cambio.
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