Cómo manejar los problemas de horas de pago con trabajadores remotos : Employment & Labor Insider

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Uno de los mayores desafíos que enfrentan los empleadores con los trabajadores remotos es cómo cumplir con las leyes de salarios y horarios.

Ayer, el Departamento de Trabajo de EE. UU. emitió un boletín sobre la Ley de normas laborales justas, las adaptaciones para la lactancia (que lo crean o no, es parte de la FLSA) y la Ley de licencia familiar y médica que se aplican a los empleados que trabajan desde casa. u otras ubicaciones remotas. El Boletín es fácil de leer y no demasiado legalista. He aquí un resumen, con algunos consejos personales:

Ley de normas laborales justas

En términos muy generales, la FLSA exige que a los empleados no exentos se les pague por todas las horas trabajadas, que reciban al menos el salario mínimo federal ($7.25 por hora) y que reciban pago por horas extra por todas las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral. . (La FLSA también se ocupa del trabajo infantil, que no trataremos aquí).

Puede encontrar más información sobre los conceptos básicos de la FLSA aquí (salario mínimo) y aquí (horas extra).

Las regulaciones de la FLSA contienen muchos más detalles, incluso cuándo el tiempo de descanso es “compensable” y cuándo no. La regla general es que los descansos breves se consideran “tiempo trabajado” y deben pagarse, pero los descansos de 30 minutos o más, durante los cuales el empleado es relevado de todo el trabajo, no tienen que pagarse.

(La FLSA no requiere que los empleadores proporcionen descansos, pero la mayoría de los empleadores sí lo hacen, y muchas leyes estatales sobre salarios y horarios lo exigen).

Si un descanso es de aproximadamente 20 minutos o menos, debe considerarse “tiempo trabajado” y debe pagarse. Si un empleado en un descanso de 30 minutos o más es interrumpido por llamadas, correos electrónicos u otras cosas relacionadas con el trabajo, se debe pagar el “descanso”. Si, por otro lado, el empleado pasa el descanso de 30 minutos o más paseando al perro (dejando el teléfono celular en la casa, por lo que no hay posibilidad de interrupción relacionada con el trabajo), o está completamente absorto en una novela, entonces el descanso el tiempo no sería pagado.

Eso es lo que dice el DOL. El siguiente es mío. Si tiene teletrabajadores no exentos, considere adoptar un sistema de cronometraje muy preciso para que pueda determinar con precisión las horas trabajadas. También puede facilitar el seguimiento del tiempo si requiere que los empleados no exentos tengan un horario de trabajo regular con tiempos de descanso programados. También creo que es una buena idea señalarles a los empleados no exentos que realmente, realmente, realmente DESEAS que informen todo el tiempo que están trabajando. Algunos grandes empleados harán un trabajo extra y no se molestarán en dedicar tiempo porque estaban “felices de hacerlo, ¡no hay problema en absoluto!” Los empleadores deben asegurarse de que todos los empleados, quizás especialmente los más concienzudos, muestren con precisión todo de su tiempo trabajado.

Es bueno tener una política que prohíba a los empleados trabajar horas extras no autorizadas. Pero asegúrese de que sus supervisores y gerentes conozcan la política y la cumplan. Además, no “desafíe” a un empleado por trabajar horas extras no autorizadas. En su lugar, trátelo como un asunto disciplinario progresivo (hasta e incluyendo el despido) mientras paga horas extras.

vivienda de lactancia

La Ley de Madres Lactantes requiere que los empleadores proporcionen a los empleados no exentos descansos no remunerados y un lugar privado y limpio para extraerse la leche durante la jornada laboral, y un lugar para almacenar la leche hasta que regresen a casa. Aunque los descansos generalmente no son remunerados*, si la madre trabaja durante sus descansos para la lactancia, el tiempo debe ser remunerado. El Departamento de Trabajo tuvo un excelente ejemplo de una madre lactante que trabaja desde su casa y se toma un “descanso” de lactancia mientras hace una teleconferencia con la cámara de su computadora apagada. Si eso sucede, ella todavía está trabajando y necesita que le paguen.

*Las pausas para la lactancia generalmente no son pagadas según la ley federal. Pero las leyes estatales pueden exigir que se pague el tiempo.

Escribí aquí sobre la Ley PUMP para madres lactantes, que ampliará la Ley de madres lactantes. En general, si un trabajador remoto está en casa, no debería tener problemas para encontrar un lugar limpio y privado para extraer la leche o un refrigerador para almacenarla. (Por supuesto, es posible que pueda amamantar al bebé directamente si está en casa). Si la trabajadora está fuera del lugar de trabajo en otro lugar, la posición del DOL es que el empleador deberá asegurarse de que tenga los descansos y la lactancia apropiados. espacio de almacenamiento en el sitio.

Ley de Licencia Familiar y Médica

El gran desafío para los empleadores con trabajadores remotos y la FMLA son, en mi opinión, las licencias intermitentes. La FMLA intermitente no se paga y también cuenta para la asignación de 12 meses del empleado. Es difícil hacer un seguimiento de los permisos intermitentes, incluso cuando el empleado está en el sitio, pero es 100 veces más difícil si el empleado es remoto. Aquí tienes algunos consejos que te pueden ayudar:

  • Si el empleado trabaja, entonces es por definición no en licencia FMLA. El tiempo trabajado debe ser compensado y no debe contarse para el otorgamiento de licencia FMLA del empleado. Esto se aplica tanto al trabajo remoto como al trabajo de oficina.
  • La licencia FMLA intermitente no es remunerada. Incluso con empleados exentos de FLSA, el tiempo de FMLA se puede descontar del pago regular del empleado. (Normalmente, los empleados exentos no están sujetos a jornada parcial).
  • Lo que me lleva a mi siguiente punto. Asegúrese de que los empleados que trabajan de forma remota, ya sea no exentos o exentos, registren de manera precisa y precisa su tiempo libre FMLA intermitente. Es la única manera de seguirlo.
  • Con los empleados no exentos, también pídales que registren con precisión y precisión el tiempo libre por razones no elegibles para FMLA, como recoger a los niños de la escuela, comenzar la cena temprano, conducir al servicio o conversar con un amigo muy hablador que sucede. para llamar en medio de la jornada laboral. Este tiempo puede o no ser compensable (consulte la Ley de normas laborales justas, más arriba), pero definitivamente no es tiempo FMLA.

Nada de lo que acabo de decir está cubierto en el Boletín DOL. Pero el Boletín tiene una buena discusión sobre otro tema complicado: la elegibilidad de FMLA para trabajadores remotos. La regla general es que los empleados no son elegibles para la licencia FMLA (incluso si trabajan para un “empleador cubierto”) si hay menos de 50 empleados dentro de un radio de 75 millas del lugar de trabajo.

(“Sitio”. Qué primitivo.)

PERO con empleados que trabajan desde casa, su “lugar de trabajo” para fines de FMLA no suele estar en casa. En cambio, es el lugar desde el cual los empleados obtienen sus asignaciones de trabajo o instrucciones. Por lo tanto, si el supervisor está en una oficina de 500 empleados en Manhattan y el trabajador está solo en casa en Paris, Illinois, ese trabajador se considera parte de la oficina de Manhattan y, por lo tanto, es elegible para la licencia FMLA y no como parte de ella. empleado “Oficina de París (Illinois, no Francia)”.

SIEMPRE QUISE IR A PARÍS.

En el mundo real, los empleadores están un paso por delante del DOL y de mí. En un seminario web que presenté en enero, revisé esta regla y uno de los asistentes preguntó: “Pero, ¿y si el supervisor que proporciona las tareas o la gestión también trabaja desde casa?” Gran pregunta, y no estoy seguro de la respuesta. Mi mejor conjetura es que si el supervisor (o el supervisor del supervisor) recibe instrucciones de alguien en una oficina en algún lugar, esa oficina aún se consideraría el “lugar de trabajo”. Si alguno de ustedes no está de acuerdo conmigo, por favor dígalo en los comentarios.

Marty Walsh renuncia

Fuera de tema: el secretario de Trabajo, Marty Walsh, renuncia para convertirse en gerente general de la Asociación de Jugadores de la Liga Nacional de Hockey. Estoy seguro de que escucharemos más de nuestro gurú del derecho deportivo, Chris Deubert. De acuerdo a Correo de Nueva YorkEl exalcalde de Nueva York Bill DeBlasio está interesado en el puesto de secretario de Trabajo.

Créditos de imagen: de flickr (licencia Creative Commons): Guy working on laptop in bed por Jan Kalab; París, Illinois, torre de agua por Joseph Gage. Otras imágenes de Adobe Stock.

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