La mayoría de las organizaciones tienen una intranet para facilitar la comunicación, la colaboración y el intercambio de información entre sus empleados. Por lo general, sirve como un centro centralizado para funciones como:
- Noticias y eventos: proporciona una forma de compartir noticias, anuncios, eventos y otras actualizaciones de la empresa. Unas comunicaciones más transparentes pueden promover una cultura más positiva.
- Políticas y procedimientos: una ubicación centralizada para almacenar todas las políticas, procedimientos y pautas. Estos son principios importantes que marcan la pauta y aseguran que todos estén en sintonía.
- Flujos de trabajo de autoservicio, que permiten a los empleados realizar tareas como solicitar tiempo libre o pedir tarjetas de visita ellos mismos.
Puede personalizar y entregar el contenido que los empleados necesitan y desean. Pregunte a los empleados qué tipo de información haría que la intranet fuera más relevante y significativa para ellos. Tener el contenido adecuado es un buen primer paso. Puede llevar su intranet de buena a excelente haciendo que los atributos de la intranet sean más efectivos.
Atributos de una Gran Intranet
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La intranet debe tener una GUI (interfaz gráfica de usuario) simple e intuitiva y ser fácil de navegar y usar para los empleados. Debe tener un diseño lógico que facilite y acelere a los empleados la búsqueda de la información y los recursos que necesitan. De lo contrario, muchos empleados no se tomarán el tiempo para resolverlo.
¿Hay otras formas de adaptar la intranet a tus empleados? Por ejemplo, ¿la mayoría de los empleados trabajan en la oficina? Si no, y con el creciente uso de dispositivos móviles, adapta tu intranet a los dispositivos móviles. Esto significa formatear la intranet para varios dispositivos móviles (por ejemplo, teléfonos inteligentes y tabletas) sin comprometer la experiencia o la funcionalidad del usuario.
Y por último, pero no menos importante, la intranet debe tener una seguridad sólida para proteger los datos confidenciales y garantizar que solo los empleados autorizados tengan acceso a contenido específico. Todos los empleados deben estar autenticados y tener algún tipo de acceso basado en roles. Por ejemplo, el acceso a los datos de recursos humanos debe estar estrictamente limitado.
Beneficios de una Gran Intranet
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Una intranet bien diseñada e implementada puede brindar muchos beneficios a los empleados. Una de las principales ventajas es la facilidad de almacenar información en un repositorio centralizado. Es una ventanilla única para que los empleados accedan fácil y rápidamente a la información (fuente única de la verdad) que necesitan.
Entonces será más fácil mantener y mantener el contenido actualizado. Esto facilita la comunicación y la colaboración efectivas en toda la organización. Incluso hay herramientas específicas como blogs, funciones de chat y foros de discusión que se pueden aprovechar. Si la organización tiene varias ubicaciones, todos reciben la información publicada al mismo tiempo.
Cuando tiene una intranet que proporciona contenido relevante y actual que los empleados quieren, aumentará el compromiso de los empleados, lo que conducirá a una mejor adopción. Y cuando proporcione características como programas de reconocimiento o mecanismos de retroalimentación para dar a los empleados una voz real, se sentirán verdaderamente valorados.
Pero si los empleados no están comprometidos o no usan activamente la intranet, su intranet puede necesitar mejoras. En lugar de adivinar cuál podría ser el problema, ¡pregúntele a los empleados! Después de todo, ha realizado una inversión considerable (en tiempo y dinero) para crear y mantener la intranet.
Tal vez parte del contenido esté desactualizado o sea irrelevante. O la GUI es confusa, demasiado compleja o no es compatible con dispositivos móviles. Además de solicitar comentarios de los empleados, puede revisar regularmente el rendimiento y las métricas, como los clics, para ayudar a identificar las áreas que necesitan mejoras.
Tómese el tiempo de forma proactiva para asegurarse de que la intranet sea eficaz y satisfaga las necesidades de los empleados. Esto, a su vez, puede hacer que su intranet pase de ser buena a ser excelente y conducir a una mayor productividad, satisfacción y éxito organizacional de los empleados.
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