8 consejos para mantener una consulta confidencial

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  Investigación

Aviones volviendo a Toronto desde Sudbury. Aparte de lo que les voy a decir, el vuelo no es notable. Amables azafatas sirvieron una selección de bebidas y aperitivos. El vuelo nos hizo cruzar el cielo con su turbulencia típica. Bebí un sorbo de vino, lamenté los pocos pretzels que había en una bolsa y supe la noticia al final de un largo día.

Mis ojos cansados ​​aterrizaron en la pantalla de una computadora portátil abierta justo frente a mí. Lo que vi es la página del título de un informe de investigación en el lugar de trabajo, que incluye los nombres de las partes y el empleador. Mientras la persona con la computadora portátil estaba navegando por el documento, pude leer las primeras oraciones de la encuesta. Luego miré a la persona sentada detrás de la pantalla y lo reconocí como investigador en Toronto.

Mi muchacho, ¿conozco su instinto de exprimir esas horas extra de trabajo? Estos archivos pueden ser difíciles y personas reales esperan nuestros informes en el otro extremo. No queremos que nuestros clientes esperen un minuto más de lo necesario. Trabajar en movimiento puede ser una forma inteligente de hacer el trabajo rápidamente. Pero no a expensas de la privacidad de las personas.

Las investigaciones contienen elementos sensibles que siempre deben mantenerse confidenciales, una norma que ha sido adoptada en el Código de Prácticas del Ministerio de Trabajo. Por supuesto, la mujer en el avión lo sabía, pero se olvidó de tener en cuenta su entorno y lo que era visible desde los otros asientos. Aquí hay algunos consejos para mantener la confidencialidad de las investigaciones en el lugar de trabajo (o cualquier trabajo legal), ya sea que trabaje mientras viaja o realiza la investigación durante todo el proceso.

1. Tenga cuidado con su computadora portátil abierta.

Si estás en público, mira a tu alrededor para ver quién está cerca. ¿Está lleno el tren? Apaga esta laptop. ¿Hay pocas personas en su área? Si elige trabajar, considere rotar su asiento para que su computadora portátil esté lejos del campo de visión de cualquier persona. Idealmente, se debe colocar una pantalla de privacidad en su computadora portátil para ocultar la pantalla. Mejor aún, mueva los asientos a una sección más privada del tren. Dedicar un minuto a analizar su entorno es el primer paso para tomar las precauciones adecuadas.

2. Usa palabras clave.

Viajo a menudo para encontrarme con clientes donde están. Es posible que se sorprenda de la frecuencia con la que escucho conversaciones telefónicas cuando otro abogado parece estar dando consejos o instrucciones estratégicas a un cliente mientras está en el tren o en el tren. señalar para abordar un avión. Si no puede evitar hablar con un cliente mientras está en público, preste atención a lo que dice y use palabras clave si es posible. Los extranjeros pueden estar atentos incluso si parecen estar ocupados con sus propios asuntos. Tenga cuidado de no mencionar ninguna información de identificación.

3. No divulgue los nombres de los clientes a nadie.

En el camino al aeropuerto de Sudbury (¡otra vez!), Alguien en mi taxi compartido me dijo que era un abogado e investigador en el lugar de trabajo y que estaba Mencionó el nombre de su cliente. Si bien puede parecer inofensivo, no comparta el nombre de su cliente, partes o información de archivo con amigos, nuevos o viejos. Los abogados que realizan las tareas de investigador deben cumplir con estándares aún más estrictos: el incumplimiento de la información del cliente puede violar el Artículo 3.3 del Código de Ética.

Encuentra un lugar de encuentro privado.

¿Necesita elegir una sala de reuniones para realizar sus entrevistas? Es mejor evitar cualquier habitación con paredes de vidrio, a menos que el vidrio esté esmerilado. Idealmente, nadie debería poder mirar en la habitación y saber quién está con usted. Si su oficina tiene un diseño abierto con poca privacidad, considere realizar una reunión después de horas sin que haya nadie más allí. Si no es posible reunirse después del horario laboral, organice una sala de reuniones en un lugar discreto al aire libre.

5. Invierta en una grabadora de audio encriptada.

Si graba grabaciones de audio, opte por un dispositivo de grabación encriptado para que los datos (es decir, la entrevista) estén seguros en el improbable caso de que pierda la grabadora. Esta desafortunada situación será mucho menos dañina si el contenido del dispositivo está encriptado.

6. Proteja su teléfono inteligente con una contraseña.

Este es explícito. Siempre me sorprende la cantidad de personas que no toman esta medida de seguridad de sentido común.

7. Protege tus documentos con una contraseña.

Antes de enviar cualquier informe y documento a cualquier persona por correo electrónico, considere protegerlos primero con contraseña para que, en el improbable caso de que -el correo sería interceptado, los documentos están a salvo. La contraseña debe comunicarse en un correo electrónico separado.

8. Verifica al destinatario tres veces.

A menos que haya hecho clic en "responder" a un mensaje de correo electrónico existente, tome la costumbre de ralentizar su correo electrónico y verificar tres veces la dirección de correo electrónico a la que está escribiendo. Todos sabemos lo fácil que sería escribir al "Alex" equivocado en su lista de contactos.

La tecnología facilita mucho el trabajo en el camino. Es tentador maximizar la productividad al tomar esta llamada rápida, tomarse unos minutos adicionales de trabajo, conversar con un extraño amigable sobre un archivo o enviar algunos correos electrónicos. Tómate un segundo para considerar dónde estás. Si es imprudente trabajar, ¡tómate un descanso y disfruta!

Por Veronica Howard

Rubin Thomlinson LLP

Rubin Thomlinson LLP es una firma de abogados laborales con sede en Toronto que se dedica a: encontrar soluciones legales óptimas a problemas difíciles en Canadá. lugar de trabajo Rubin Thomlinson brinda asesoramiento experto a empleados y empleadores sobre todos los asuntos legales en el lugar de trabajo, como reclutar, retener y despedir empleados; compensación ejecutiva y contratos; problemas de vivienda; y derechos humanos en el lugar de trabajo. Rubin Thomlinson también se considera una autoridad líder en el área de acoso laboral, investigaciones y revisiones laborales. Leer más

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