13 preguntas comunes de la entrevista de secretaria

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Ejemplos de preguntas de entrevistas de secretaria formuladas con frecuencia por los entrevistadores. Las pautas de respuesta de la entrevista lo ayudarán a preparar sus mejores respuestas para conseguir el trabajo de secretaria que desea.

Los trabajos de secretaria requieren una amplia base de habilidades y experiencia. Las preguntas formuladas durante la entrevista para un puesto profesional de secretariado o administrativo varían según el empleador, el nivel del puesto y la experiencia del candidato.

Sin embargo, esta es una buena muestra de las preguntas más frecuentes de la entrevista cuando se contrata para trabajo de secretaria.

13 preguntas y respuestas clave de la entrevista secretarial

Espere preguntas que exploren habilidades secretariales clave, que incluyen:

  • conocimientos informáticos y gestión de datos
  • planificar, organizar, programar y priorizar
  • manejo de consultas y correspondencia
  • mantener la confidencialidad y discreción

1. Describa cómo se relaciona su experiencia laboral con este trabajo.

Mire esto desde la perspectiva del empleador. Concéntrese en los aspectos de su experiencia y cualquier capacitación formal o en el trabajo que se aplique a los deberes y responsabilidades de este trabajo de secretaria y las necesidades del negocio.

Analice la publicación de trabajo de secretaria para determinar las habilidades clave requeridas para el puesto y detalle su experiencia en cada una de estas áreas, por ejemplo:

  • escribir y editar correspondencia
  • Planificación
  • procesar solicitudes
  • gestión de la información
  • mantener confidencialidad

Lista completa de deberes del secretario

2. ¿Qué paquetes de software domina?

Haz una lista de los paquetes que conoces.

  • comenta tu experiencia con cada paquete
  • describa las funciones que usa regularmente y el tipo de trabajo que ha generado

Puede respaldar su respuesta a la entrevista tomando algunas muestras de trabajo con usted.

3. ¿Qué tipo de documentos ha producido en Excel?

Detalla tus conocimientos de Excel. Haga coincidir sus habilidades de gestión de datos con los requisitos del trabajo.

Utilice ejemplos de funciones con las que esté familiarizado, como la creación, edición y formato de hojas de cálculo, para respaldar su nivel de habilidad.

4. ¿Qué tipo de documentos de Word fue responsable de generar?

Sea detallado y demuestre su familiaridad con las funciones.

“Realicé tareas como la creación y modificación de tablas, columnas y gráficos, así como la clasificación de datos en tablas y la realización de cálculos en tablas. Creé y formateé formularios. ……”

5. ¿Qué experiencia tiene con la planificación de reuniones?

Detalle las acciones que ha realizado para organizar y coordinar reuniones tales como:

  • organizar lugar y horarios
  • informar a los participantes
  • preparar agendas
  • organizar la documentación

Luego describa su experiencia tomando actas, escribiéndolas y distribuyéndolas. Esta es otra oportunidad para proporcionar una muestra de trabajo.

Concéntrese en sus habilidades de organización y planificación respondiendo preguntas de la entrevista de secretaria como:

6. Describa cómo manejó el horario de trabajo de su gerente.

Detalle cómo se mantuvo informado y al día con los compromisos de su jefe y cómo coordinó sus citas y reuniones.

  • ¿Qué sistemas usaste para administrar horarios y calendarios?
  • como seguiste

7. ¿Cómo hizo para priorizar su trabajo?

Una de las preguntas clave en la entrevista secretarial. Explique cómo planifica y prioriza sus tareas y actividades de manera adecuada. ¿Cómo decide qué tareas son las más importantes?

Centrarse en aspectos clave como:

  • conocer la urgencia de la tarea
  • determinación de plazos
  • calcular la duración de la tarea
  • Márcate metas realistas

¿Cuándo se te ocurre la lista de cosas por hacer, al comienzo del día o antes de irte a casa listo para el día siguiente? ¿Cómo reorganiza sus prioridades cuando surgen situaciones que requieren un cambio en sus prioridades?

8. ¿Qué tipo de correspondencia era responsable de generar?

Detalla los tipos de correspondencia de los que eras responsable, enfatizando tus habilidades de comunicación escrita, precisión, ortografía y gramática.

  • resalte el nivel de responsabilidad que se le ha asignado: informes, correos electrónicos, cartas, memorandos, etc.
  • referirse a los métodos que utilizó para enviar y distribuir correspondencia

9. ¿A qué tipo de solicitudes tuvo que responder?

Las secretarias y los profesionales administrativos deben tener excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. Describa el tipo de interacciones que ha tenido con sus compañeros de trabajo, la gerencia y los clientes.

Resalte cómo utilizó su conocimiento del departamento, la organización y la empresa para responder de manera efectiva a estas consultas.

10. Describa el mantenimiento de registros del que era responsable.

Las secretarias o profesionales administrativos actúan como gestores de información de la empresa. Son responsables de mantener registros objetivos y detallados.

Explique qué mantenimiento de registros se le encomendó y cómo se aseguró de que estos registros estuvieran actualizados y fueran precisos. ¿Qué métodos usaste? Enfatice su atención al detalle y la precisión.

11. ¿Con qué tipo de información confidencial ha tenido que lidiar?

La confidencialidad y la discreción son habilidades clave para una secretaria. Espere preguntas de la entrevista de secretaria que exploren su capacidad para manejar información confidencial. Detalle el tipo de información sensible a la que tuvo acceso.

Explique cómo se ha asegurado de que la información permanezca confidencial. ¿Cómo se almacenó y destruyó la información?

12. ¿Qué experiencia tiene en el manejo de efectivo?

Explique qué tipos de transacciones procesó (cheque, efectivo, tarjeta de crédito) y qué procedimientos usó para procesarlas y documentarlas.

  • cuanto dinero estaba en juego
  • Centrarse en la precisión en términos de cobro, recepción, conciliaciones y operaciones bancarias.

13. Cuénteme sobre los gerentes para los que trabajó.

Cuando responda preguntas de entrevistas de secretaría sobre ex gerentes, evite decir algo que pueda considerarse negativo. Esto envía una señal de alerta sobre su actitud hacia la autoridad y la supervisión. Encuentre aspectos positivos para enfatizar. Concéntrese en las áreas en las que han trabajado bien juntos.

Encuentre ejemplos de respuestas a la pregunta ¿Cómo describiría a su ex gerente?

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